CASE STUDY
研修日程調整の自動化で、
連絡・確認業務の負担を軽減
研修日程の調整業務では、案内送信、希望日の回収、未回答者への確認、日程確定後の連絡など、 多くの手作業が発生していました。LazyBzでは、業務の流れを整理したうえで、 GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用し、研修日程調整の運用を自動化。 担当者の負担軽減と、進捗の見える化を実現した事例です。
中小企業 / 研修運営 / バックオフィス業務
手作業の連絡対応 / 進捗把握のしづらさ / 属人化
業務整理 / 管理台帳設計 / メール自動化 / 運用整備
作業負担軽減 / 進捗の見える化 / 運用の標準化
ご相談の背景
研修日程の調整では、対象者への案内、回答の回収、未回答者への確認、 日程確定後の通知など、多くのやり取りが発生していました。
これらの業務が担当者の手作業に依存していたため、対応漏れや確認負担が生じやすく、 進捗も一覧で把握しづらい状態でした。そこで、研修日程調整の流れそのものを整理し、 無理なく運用できる形へ見直したいというご相談をいただきました。
当初の課題
- 研修対象者への案内メールを手動で送っており、担当者の負担が大きかった
- 回答状況の確認や未回答者への催促対応に手間がかかっていた
- 日程調整の進捗が一覧で把握しづらく、対応漏れのリスクがあった
- 日程確定後の連絡も個別対応が必要で、作業が煩雑になっていた
- 担当者ごとのやり方に依存しやすく、引き継ぎしづらい状態だった
支援内容
LazyBzでは、単にメール送信を自動化するのではなく、 まず研修日程調整という業務全体の流れを整理し、現場で使いやすい運用に落とし込むことから支援を行いました。
現行業務の整理と可視化
案内送信、回答確認、催促、確定連絡までの流れを整理し、手間や漏れが発生しやすい工程を明確化。
管理台帳の設計
対象者情報、回答状況、送信履歴、確定状況を一元管理できるよう、Googleスプレッドシートをベースに管理方法を設計。
メール送信・回答管理の自動化
Google Apps Scriptを活用し、案内メールの送信や回答状況に応じた対象者管理など、必要な対応を自動化。
運用ルールの整備と定着支援
誰が見ても進捗を把握しやすい状態を整え、担当者が変わっても回しやすい運用ルールづくりを支援。
LazyBzがこの案件で重視したポイント
自動化の前に業務の流れを整理すること
研修日程調整の業務では、案内送信・回答回収・未回答者確認・確定連絡など、 複数の工程が連続して発生します。 LazyBzでは、まず業務の流れを整理し、 どの工程を自動化し、どこを人が確認すべきかを明確にした上で仕組み化を行いました。
管理台帳を中心とした運用設計
日程調整業務では、誰が回答済みで誰が未回答なのか、 どの連絡が送信済みなのかなど、進捗を把握することが重要です。 そこでGoogleスプレッドシートを管理台帳として設計し、 進捗が一目で把握できる状態を作ることで、 自動化と運用管理を両立させました。
無理なく続けられる自動化
業務自動化では、すべてをシステム任せにするのではなく、 現場が理解しやすく運用しやすい仕組みを作ることが重要です。 Google Workspace環境を活用し、 現場の担当者が仕組みを理解しながら使い続けられる形で自動化を設計しました。
結果
- 案内送信や確認連絡の手作業が減り、担当者の負担を軽減できた
- 回答状況や進捗を一覧で把握できるようになった
- 未対応者の確認がしやすくなり、催促対応がスムーズになった
- 業務の流れが整理され、担当者が変わっても運用しやすくなった
- 日程調整業務の標準化により、属人化の抑制につながった
このような企業におすすめです
- 研修や説明会、面談などの日程調整を手作業で行っている
- メール送信や回答確認に多くの時間を取られている
- 担当者によって進め方が異なり、引き継ぎしづらい
- 進捗が見えにくく、確認作業や催促対応が増えている
- まずは身近な業務から無理なく自動化を進めたい
