CASE STUDY
予約管理と在庫管理の分断を解消する
業務システム構築支援
予約情報と在庫情報が別々に管理されていた業務に対して、 現場の運用を整理しながら必要な要件を明確化し、 予約と在庫を連動して管理しやすい仕組みづくりを支援した事例です。 また、将来的に同業他社へのシステム提供も視野に入れた設計を行い、 業務改善だけでなく事業展開にもつながるシステム構築を支援しました。
レンタル業 / 機材管理
予約と在庫が非連動 / 手作業 / 確認漏れリスク
業務整理 / 要件定義 / AI活用プロトタイプ作成 / システム設計 / 連携構築支援
業務負荷軽減 / 見通し向上 / 外販も見据えたシステム基盤構築
ご相談の背景
予約業務と在庫管理業務が別々の管理方法で運用されており、 予約が入った後に別途在庫状況を確認・更新する必要がある状態でした。
そのため、確認作業や転記作業に手間がかかるだけでなく、 対応漏れや認識違いが起きやすいことが日常業務の負担になっていました。
また、今回のシステム開発は単なる業務改善だけでなく、 将来的には同業他社へシステムを提供することも視野に入れており、 自社利用だけでなくサービス展開も考慮したシステム構築が求められていました。
当初の課題
- 予約情報と在庫情報が連動していなかった
- 確認や更新作業を手作業で行う必要があった
- 担当者ごとの判断や経験に依存する場面が多かった
- 業務量が増えるほど運用ミスのリスクが高まりやすかった
- 将来的なシステム外販を見据えた設計が整理されていなかった
支援内容
LazyBzでは、まず現場でどのように予約と在庫が扱われているかを整理し、 システムとしてどのように連動させるべきかを段階的に明確化しました。
現状業務の整理
予約受付から在庫確認、確定、更新までの流れを整理し、どこに負荷が集中しているかを把握。
課題と要件の明確化
現場で必要な確認項目や例外対応も含めて、実運用に耐える要件を定義。
AIを活用したプロトタイプ作成
AIを活用して要件定義の初期段階から動くシステム画面案を作成し、 実際の画面イメージを見ながら打ち合わせを進めました。 これにより、文章だけでは共有しにくい操作イメージや業務の流れを早期に確認でき、 要件の認識違いを減らしながら要件定義を進めることができました。
システム構成の整理
予約データと在庫データをどのように連携させるかを設計し、 将来的な同業他社へのシステム提供も視野に入れた構成を整理しました。
実運用を見据えた仕組みづくり
導入後に現場で使い続けられるよう、確認しやすさや更新しやすさを重視しながら、 実際の業務に合ったシステム構築を支援しました。
LazyBzがこの案件で重視したポイント
AIを活用した次世代の要件定義の進め方
従来の要件定義では文章や図で仕様を整理することが多く、 システムに詳しい方が相手でも実際の操作イメージを共有するまでに時間がかかることがあります。 今回はAIを活用して要件定義の初期段階から動く画面案を作成し、 実際の画面を見ながら打ち合わせを進めることで、 認識のズレを減らしながら効率的に要件を整理しました。
暗黙知になっていた業務の言語化
これまでの業務は手作業で運用されていたため、 状況に応じて柔軟に対応できる一方で、 業務ルールや判断基準が明確に言語化されていない部分も多くありました。 システム化を進めるためには、こうした暗黙知を整理し、 業務ルールや例外対応を言語化した上で実装案を策定する必要があります。 LazyBzでは現場ヒアリングを通じて業務の考え方を整理し、 システムとして実現できる形に落とし込む部分で力を発揮しました。
将来の事業展開を見据えたシステム構成
今回のシステムは自社業務の改善だけでなく、 将来的に同業他社へ提供する可能性も見据えて設計しました。 業務固有部分と共通機能を整理しながら構成を検討することで、 将来的なサービス展開にもつながるシステム基盤づくりを支援しました。
結果
- 予約と在庫の関係が見えやすくなり、確認作業の負担を軽減できた
- 手作業による更新や確認漏れのリスクを減らしやすくなった
- 業務の流れに合った仕組みとなり、現場での運用イメージを持ちやすくなった
- 将来的に同業他社へのシステム提供も見据えた基盤を整えることができた
このような企業におすすめです
- 予約と在庫を別々に管理しており、二重管理に負担を感じている
- 確認漏れや更新漏れを減らしたい
- 属人的な判断を減らし、運用しやすい仕組みにしたい
- 自社業務だけでなく将来的なサービス展開も視野に入れたシステムを作りたい
